ALLEGATO “DEA.PR.WSTL.0001/B: INFORMATIVA PRIVACY”

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito “Regolamento Privacy”), si forniscono agli interessati le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali svolto nell’ambito delle segnalazioni whistleblowing.

1. Identità del Titolare

Il Titolare di qualsiasi trattamento di dati personali necessario per perseguire le finalità di seguito indicate è la società De Agostini S.p.A., con sede legale in Novara, Via Giovanni Da Verrazano n. 15 nella persona del Presidente del Consiglio di Amministrazione.

2. Dati personali oggetto di trattamento

Nell’ambito della gestione delle Segnalazioni Whistleblowing dati del soggetto che effettua la segnalazione (“Segnalante”) saranno oggetto di trattamento.

Si precisa, a titolo esemplificativo, che possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

• dati anagrafici (es. nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita);
• dati di contatto (es. numeri di telefono, fisso e/o mobile, indirizzo e-mail);
• dati di natura professionale (es. livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con la Società o altri soggetti terzi, professione);
• dati di immagine e/o dati vocali;
• ogni informazione che si riferisca al segnalato, o agli altri soggetti interessati, che il segnalante decide di condividere nella segnalazione per meglio circostanziarla;
• le informazioni che il segnalato, o gli altri soggetti interessati, condividono con il Titolare nell’ambito della gestione della segnalazione;
• dati particolari (es. dati relativi alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, o all’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona);
• dati giudiziari;
• altri eventuali dati relativi alla segnalazione riconducibili o meno alle categorie sopra indicate.

La invitiamo a fornire unicamente i dati necessari alla gestione delle Segnalazioni Whistleblowing. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento della segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

3. Finalità

I dati personali del Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione saranno trattati, nei limiti sopra indicati, al fine di:

• ricevere, analizzare e gestire, attraverso i canali di comunicazione adibiti, le segnalazioni – effettuate anche in forma anonima – relative a presunte irregolarità e/o condotte illecite (c.d. segnalazioni whistleblowing) commesse dai soggetti che, a vario titolo, interagiscono con il Titolare e delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza;
• svolgere tutte le ulteriori attività connesse alla gestione della segnalazione e conseguenti alla necessità di gestirle compiutamente (es. conduzione di interviste, raccolta degli elementi utili ai fini dell’istruttoria del caso esaminato, etc.) da parte dei soggetti competenti, designati quali autorizzati al trattamento;
• rispondere ad eventuali richieste provenienti dalle Autorità ed enti competenti, etc.

4. Base giuridica

L’adempimento di un obbligo di legge derivante dalle previsioni del D.lgs. n. 231/2001, dalla L. 179/2017 e del D.lgs. 24/2023 in materia di tutela dei soggetti che segnalano reati, irregolarità o violazioni delle disposizioni normative nazionali.

5. Modalità di trattamento

Il trattamento sarà effettuato da personale autorizzato e specificamente formato per la gestione delle segnalazioni, che abbia necessità di avere conoscenza delle informazioni nell’espletamento delle proprie attività, con o senza l'ausilio di strumenti elettronici, secondo principi di liceità e correttezza, in modo da tutelare in ogni momento la riservatezza e i diritti degli interessati nel rispetto di quanto previsto dalla normativa.

Le segnalazioni possono essere inviate tramite i canali di comunicazione appositamente istituiti in diversi formati, al fine di semplificare e ottimizzare la procedura di segnalazione; è inoltre possibile, per il segnalante, allegare file e documentazione che sia idonea ad attestare la fondatezza della propria segnalazione.

Al fine di proteggere la riservatezza, sono state implementate misure tecniche e organizzative adeguate.

Agli interessati può essere chiesta specifica autorizzazione, come previsto dal D.lgs. 24/2023, nei seguenti casi:

• eventuale disvelamento dell’identità della persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
• segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale.

Agli interessati può essere chiesta specifica autorizzazione accompagnata da apposita comunicazione, contenente i motivi della rivelazione dell’identità, nei seguenti casi:

• nel procedimento disciplinare, se la contestazione è fondata in tutto o in parte sulla segnalazione, laddove il disvelamento dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
• nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne, laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

6. Destinatari

I dati personali del segnalante, o degli altri soggetti interessati, possono essere messi a disposizione:

• delle società di servizi informatici nominate Responsabili del trattamento;
• delle Autorità pubbliche ed altri soggetti in assolvimento di obblighi di legge (es. Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti, ANAC), in qualità di Titolari del trattamento.

I dati degli interessati non verranno diffusi (ovvero, messi a disposizione di soggetti indeterminati).

La Segnalazione sarà ricevuta e gestita dal Responsabile della Ricezione, Esame e Valutazione delle Segnalazione e dal Responsabile del Sistema Interno di Segnalazione, espressamente autorizzati al trattamento dei dati.

I dati personali comunicati con la Segnalazione Whistleblowing, unitamente alla documentazione a supporto della medesima, potranno essere condivisi, nella misura strettamente necessaria, con i seguenti soggetti obbligati alla riservatezza:

• Organismo di Vigilanza;
• Eventuale staff di supporto dell’Organismo di Vigilanza, espressamente autorizzati al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 29 del GDPR;
• eventuali consulenti esterni che possano fornire attività di consulenza alla Società relativamente alle attività di gestione della Segnalazione Whistleblowing.

I soggetti di cui sopra garantiscono la riservatezza dell'identità dell’Utente Segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

7. Tempi di conservazione

Il Titolare conserva i dati relativi alle Segnalazioni Whistleblowing per 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione stessa salvo eventuali obblighi di legge, procedimenti di natura disciplinare o contenziosa in corso. In caso di procedimenti di natura disciplinare o contenziosa, i dati saranno conservati per tutta la durata del procedimento fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. 

Decorsi tali termini i dati verranno cancellati o anonimizzati.

8. Fonte dei dati

I dati sono volontariamente forniti dai soggetti interessati. Il rifiuto alla loro comunicazione può comportare l’impossibilità della corretta gestione della segnalazione o della gestione delle contestazioni eventualmente presentate alla segnalazione.

9. Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di chiedere al Titolare del trattamento:

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (art. 15 - diritto di accesso);
• la rettifica dei dati personali inesatti o l’integrazione dei dati personali incompleti (art. 16 - diritto di rettifica);
• la cancellazione dei dati stessi se sussiste uno dei motivi previsti dal Regolamento Privacy (art. 17 - diritto all'oblio);
• la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dal Regolamento Privacy (art. 18 - diritto di limitazione);
• di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali da Lei forniti al Titolare e di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento (art. 19 - diritto alla portabilità).

Diritto di opposizione (art. 21). Qualora dovessero essere eseguiti trattamenti basati sul legittimo interesse del Titolare gli interessati vengono informati sin da ora che possono opporsi a tale trattamento. In tal caso, il Titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali degli interessati, salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria

Gli interessati hanno modo di esercitare i propri diritti scrivendo al Titolare del trattamento presso la sede legale della Società ovvero all’indirizzo email pcy.expert@deagostini.it, specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che si intende esercitare e allegando fotocopia di un documento di identità che attesti la legittimità della richiesta.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritengano che il trattamento che li riguarda violi il Regolamento Privacy (art. 77).

10. Limitazione ai diritti dell’interessato.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 21 del Regolamento Privacy sopra elencati non possono essere esercitati con richiesta al Titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento Privacy qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte.

In particolare, si informano gli interessati che l'esercizio di tali diritti:

• sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra la L. n. 179/2017 e il D.lgs. 24/2023);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all'interessato per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell'identità del segnalante; in tali casi, i diritti dell'interessato possono essere esercitati anche  tramite il Garante con le modalità di cui all'articolo 160 del D.lgs. 196/2003 (Codice privacy), nel qual caso il Garante informa l'interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell'interessato di proporre ricorso giurisdizionale.